تذكيرات الموعد ونموذج التحضير المسبق قبل اللقاء – منصة كيان
الرئيسية مركز المساعدة CRM وجهات الاتصال تذكيرات الجلسة ونموذج التحضير المسبق
الحجوزات • دليل عملي للخبراء وأصحاب الأعمال

ادخل كل جلسة وأنت تعرف عميلك مسبقاً
بدل أن تتعرف عليه في أول خمس دقائق

عميلك حجز موعده. الآن يمكنك جعله يصل جاهزاً بمعلومات أساسية تعرفها مسبقاً، ويصل في الوقت لأن التذكيرات وصلته تلقائياً. هذا الدليل يبني لك الاثنين معاً.

1

لماذا هذا مهم لأي خبير أو صاحب عمل يستقبل عملاء بموعد

في أي لقاء أو موعد مع عميل، سواء كان استشارة أو جلسة عمل أو موعد خدمة، أول دقائق غالباً تُصرف على أسئلة تمهيدية: ما الذي يحتاجه؟ هل تعامل مع هذا من قبل؟ ما هدفه من هذا اللقاء؟ هذه المعلومات يمكن أن تصلك قبل الموعد بيوم، لا أثناءه.

وبالتوازي، كل موعد لم يحضره العميل لأنه نسي هو وقت ضائع من جدولك أنت كذلك. الحل لكلا الأمرين بسيط: نموذج تحضير قصير + تذكيرات تلقائية، كلاهما يعملان في الخلفية دون أي مجهود يدوي بعد الإعداد الأول.

2

طريقتان لجمع معلومات التحضير المسبق

للأسئلة السريعة

أسئلة داخل نموذج الحجز نفسه

تضيف حقولاً مباشرة على نموذج الحجز، فيجيب عليها العميل في نفس لحظة اختيار الموعد، دون خطوة إضافية.

للأسئلة الأعمق

نموذج تحضير منفصل بعد الحجز

يصل رابط نموذج مخصص للعميل بعد الحجز مباشرة عبر بريد أو رسالة، مناسب للأسئلة المفتوحة التي تحتاج وقتاً للتفكير بها.

لأي موعد تختار؟ موعد أو استشارة سريعة قد تكتفي بحقلين داخل نموذج الحجز. لقاء أعمق يحتاج فهم خلفية العميل غالباً يستفيد من نموذج منفصل بأسئلة مفتوحة يستغرق الإجابة عليها بضع دقائق.
3

بناء نموذج التحضير المسبق

1
إن اخترت الطريقة الأولى: من إعدادات التقويم نفسه أضف حقولاً مخصصة (Custom Fields) لنموذج الحجز — مثل "ما الهدف الذي تريد تحقيقه من هذه الجلسة؟"
2
إن اخترت الطريقة الثانية: أنشئ نموذجاً (Form) مستقلاً بأسئلتك، واربط كل حقل بحقل مخصص في ملف جهة الاتصال حتى تظهر الإجابات مباشرة في ملفه
بهذا الربط، تفتح ملف العميل قبل الجلسة بدقيقة وتجد إجاباته جاهزة أمامك مباشرة، دون البحث في رسائل متفرقة
مثال عملي حسب طبيعة العمل: مستشار أعمال قد يسأل "ما رقم الإيرادات المستهدف هذا الربع؟". محامٍ قد يسأل "ما طبيعة القضية أو المستندات المتوفرة لديك؟". مصمم داخلي قد يسأل "ما الميزانية التقريبية للمشروع؟". صمم أسئلتك حسب طبيعة عملك تحديداً.
4

اختر طريقة التذكيرات المناسبة لك

الأبسط والأسرع

إعدادات التقويم المدمجة

تفعّل التذكيرات مباشرة من إعدادات التقويم (بريد، وواتساب إن كان مفعّلاً)، بصياغة ثابتة وجاهزة خلال دقائق.

للتحكم الكامل

وركفلو مخصص

تبني سلسلة تذكيرات بلهجتك الخاصة، مع إمكانية إرفاق رابط نموذج التحضير ضمن نفس الرسالة، وتوقيتات متعددة حسب رغبتك.

لا تفعّل الاثنين معاً: إن بنيت وركفلو مخصصاً للتذكيرات، أوقف التذكيرات المدمجة في إعدادات التقويم نفسه لهذا التقويم — وإلا سيصل العميل رسالتان بدل واحدة لنفس التذكير.
5

بناء سلسلة التذكيرات كوركفلو

إن اخترت المسار المخصص، هذا هو الترتيب الذي ينصح به لمعظم الخبراء وأصحاب الأعمال:

Customer Booked Appointment فوراً: تأكيد + رابط نموذج التحضير انتظر حتى 24 ساعة قبل الموعد تذكير أول انتظر حتى ساعتين قبل الموعد تذكير أخير قصير
1
من القائمة الجانبية اذهب إلى Automation ← Workflows ← Create Workflow
2
أضف المُحفِّز Customer Booked Appointment وفلتره على التقويم المطلوب
3
أضف خطوة إرسال فورية تحتوي على التأكيد ورابط نموذج التحضير (إن اخترته كطريقة منفصلة)
4
أضف خطوة Wait مضبوطة على موعد الجلسة ناقص 24 ساعة، تليها خطوة إرسال التذكير الأول
كرر بخطوة Wait ثانية ناقص ساعتين مع رسالة أخيرة قصيرة، ثم فعِّل الوركفلو (Publish)
6

نصوص رسائل جاهزة

رسالة التأكيد الفورية + رابط التحضير
أهلاً {{contact.first_name}}، تم تأكيد موعدك. قبل الجلسة، خذ دقيقتين للإجابة على هذه الأسئلة القصيرة حتى نستفيد من وقتنا معاً بأفضل شكل: [رابط النموذج]
تذكير قبل 24 ساعة
{{contact.first_name}}، تذكير بموعدك غداً الساعة . إذا لم تكمل نموذج التحضير بعد، هذا رابطه: [رابط النموذج]
تذكير أخير قبل ساعتين
أراك بعد ساعتين، {{contact.first_name}}! هذا رابط الانضمام للجلسة: [رابط الاجتماع]
7

الأسئلة الشائعة

هل يمكنني إجبار العميل على تعبئة نموذج التحضير قبل تأكيد الحجز؟
إن جعلت الأسئلة جزءاً من نموذج الحجز نفسه (الطريقة الأولى)، فلن يكتمل الحجز دون الإجابة عليها. أما النموذج المنفصل بعد الحجز فهو اختياري ما لم تربطه بشرط داخل الوركفلو.
هل تحتاج واتساب لتفعيل هذه التذكيرات؟
لا، تعمل بالكامل عبر البريد الإلكتروني. واتساب إضافة اختيارية فقط إن كانت مفعّلة في حسابك، ويمكن دمجها كقناة إضافية بجانب البريد.
ماذا لو أعاد العميل جدولة الموعد بعد أن أرسلت التذكيرات؟
عند إعادة الجدولة، يعيد النظام حساب توقيت خطوات الانتظار تلقائياً بناءً على الموعد الجديد، طالما بقي جهة الاتصال داخل نفس الوركفلو.
هل تظهر إجابات نموذج التحضير في مكان واحد لكل عملائي؟
نعم، إن ربطت أسئلة النموذج بحقول مخصصة في جهة الاتصال، تظهر كل الإجابات مباشرة داخل ملف كل عميل، ويمكنك أيضاً بناء تقرير يجمعها لكل عملائك دفعة واحدة.
Note: This article is also fully applicable for the HighLevel platform. Related official documentation: Workflow Trigger — Customer Booked Appointment ↗ and Calendars & Services: Email, SMS & In-App Notifications ↗