العقود والمستندات الإلكترونية – منصة كيان

مركز المساعدة

الرئيسية› مركز المساعدة› المدفوعات والعقود› العقود والمستندات الإلكترونية

المدفوعات والعقود • Documents & Contracts

العقود والمستندات الإلكترونية
في منصة كيان

أرسِل عقوداً واتفاقيات وعروض أسعار احترافية — العميل يوقِّع إلكترونياً في دقيقة بدون طباعة أو PDF.

محتويات المقال

أنواع المستندات التي يمكن إنشاؤها
إنشاء قالب عقد (Template)
إرسال العقد للعميل
دورة حياة المستند — الحالات الخمس
إرسال العقد تلقائياً بالـ Workflow
إضافة أكثر من موقِّع
الأسئلة الشائعة

أنواع المستندات التي يمكن إنشاؤها

Contract

عقد خدمات قابل للتوقيع الإلكتروني

Proposal

عرض أسعار احترافي مع جدول خدمات

Estimate

تقدير تكلفة مبدئي للمشروع

الفرق الجوهري: كلها تستخدم نفس المحرر — الفرق في الغرض. Contract يُوقَّع. Proposal عرض أسعار يُوافَق عليه. Estimate تقدير أولي قابل للتعديل.

إنشاء قالب عقد (Template)

ابنِ القالب مرة واحدة — استخدمه مئات المرات بإرسال مخصص لكل عميل.

اذهب إلى Payments ← Documents & Contracts ← Templates

انقر + New ← Create New Template

في المحرر أضِف العناصر التي تريدها:

Text Block
بنود العقد والشروط

Image
شعارك وهويتك البصرية

Custom Values
اسم العميل والسعر ديناميكياً

Product List
جدول الخدمات والأسعار

Signature Box
مربع التوقيع الإلزامي

انقر Save — القالب جاهز للاستخدام

Signature Box إلزامي: إذا لم تُضِف Signature Box في القالب، العميل لن يتمكن من التوقيع. أضِفه دائماً في نهاية القالب.

إرسال العقد للعميل

اذهب إلى Payments ← Documents & Contracts ← All Documents

انقر + New ← From Template واختر القالب المناسب

أضِف جهة الاتصال (العميل) كمستلم

راجِع المستند وعدِّل أي تفاصيل خاصة بهذا العميل

اختر طريقة الإرسال: Email (بريد إلكتروني) أو Direct Link (رابط مباشر لإرساله عبر WhatsApp)

انقر Send — العميل يتلقى رابطاً آمناً يفتحه في المتصفح ويوقِّع بدون أي تنزيل

العميل يوقِّع بالرسم أو الكتابة مباشرةً في المتصفح — على الموبايل أو الكمبيوتر — بدون طباعة أو إرسال PDF.

دورة حياة المستند — الحالات الخمس

Draftمسودة

Sentمُرسَل

Viewedشوهِد

Signedوُقِّع

Completedمكتمل

Draft: مسودة لم تُرسَل — قابلة للتعديل الكامل.
Sent: أُرسِل للعميل وفي انتظار التوقيع.
Viewed: فتح العميل الرابط (تُسجَّل تلقائياً).
Signed: وقَّع العميل — يمكن ربطه بـ Workflow للمتابعة.
Completed: جميع الموقِّعين وقَّعوا — المستند نهائي ومقفل.

إرسال العقد تلقائياً بالـ Workflow

أرسِل العقد تلقائياً عند تغيير مرحلة Pipeline أو إتمام حجز — بدون تدخل يدوي.

أنشئ Workflow جديداً مع الـ Trigger المناسب (مثلاً: Opportunity Stage Changed إلى "Won")

أضِف Action: Send Document

اختر القالب، من يُرسِله، وطريقة الإرسال

اختر Send Directly للإرسال الفوري أو Create as Draft ليراجعه شخص من الفريق أولاً

أضِف Workflow ثانياً بـ Trigger: Document Signed للمتابعة بعد التوقيع (إرسال رابط البداية، فاتورة، إلخ)

انشر الـ Workflows

سيناريو مثالي: عميل يقول "نعم" في المكالمة ← تُغلَق فرصة كـ Won ← يصله العقد تلقائياً خلال دقيقة ← بعد توقيعه يصله بريد الترحيب ورابط بدء البرنامج.

إضافة أكثر من موقِّع

يمكنك إرسال المستند لأكثر من شخص للتوقيع — مفيد للعقود التي تحتاج توقيعك وتوقيع العميل.

عند إنشاء المستند، أضِف المستلمين الإضافيين في خانة Recipients

في القالب، خصِّص كل Signature Box لموقِّع محدد (العميل، أنت، شخص آخر)

حدِّد ترتيب التوقيع إذا أردت — مثلاً: العميل أولاً ثم أنت للمراجعة والختم

كل موقِّع يتلقى رابطاً خاصاً به — لا يرى الآخرين ولا يوقِّع إلا في مربعه

الأسئلة الشائعة

هل التوقيع الإلكتروني له اعتراف قانوني؟

نعم — في معظم دول العالم يُعترَف بالتوقيع الإلكتروني قانونياً وفق قوانين التجارة الإلكترونية المحلية. المنصة تحفظ سجلاً كاملاً بالتوقيع والتاريخ وعنوان IP كدليل. استشِر محاميك لتأكيد التطبيق في بلدك تحديداً.

هل يمكن تعديل العقد بعد إرساله؟

إذا أرسلته كـ Draft يمكن تعديله. إذا أرسلته مباشرةً (Sent) يصبح مقفلاً ولا يمكن تعديله. الحل: احذف المستند الحالي وأرسِل نسخة جديدة.

هل يمكن إضافة الدفع داخل العقد؟

نعم. أضِف Product List في القالب ← العميل يرى الأسعار ويوقِّع ← يمكن ربطه بـ Invoice تلقائي بعد التوقيع عبر Workflow. دفع مباشر داخل المستند قيد التطوير.

أين أجد المستندات الموقَّعة؟

من Payments ← Documents & Contracts ← All Documents ← فلتِر بـ "Completed". يمكن تنزيل كل مستند كـ PDF من صفحته.

العقود والمستندات الإلكترونيةفي منصة كيان